ERP (Enterprise Resource Planning - Kurumsal Kaynak Planlama) sistemleri, bir hizmet veya üretim firmasının tüm süreçlerinin bütünleşik bir biçimde yönetimine imkân sağlayan sistemlerdir. Söz konusu, firmanın tüm süreçleri olunca kapsam da oldukça genişlemektedir ve günümüzde firmanın bu sistemler olmadan rekabet edebilmesinin, dolayısıyla ayakta kalabilmesinin imkânı yoktur.

Odaklanmak istediğim konu nedeniyle, ERP’nin önemi üzerinde durmayacağım. Son günlerde bu önem anlaşılmakla beraber, üzerine gidilmeyen ve yanlışlık yapılan bir nokta var: “Hangi ERP Sistemi?”

Hangi sistemi satın alarak uygulaması gerektiğini iyi tespit edemeyen bir firma, olası bir yığın riski de üstlenmektedir. Ustaca planlanıp projelendirilmemiş başarısız bir ERP uygulamasından sonra; zaman kaybı ve kaynakların israfına, başarısızlığın yönetim ve çalışanlarda meydana getirdiği moral bozukluğu da eklenirse, bu işten büyük bir zararla çıkılacağı kabul edilmelidir. Başarılı bir sonuca ancak başarılı bir yolla gidileceğine işaret ettikten sonra, analitik bir ERP seçimi hakkında bilgi vermeye çalışayım.

ERP seçimi yapılırken, 4 aşamalı bir yöntem takip edilir: Tanımlama, araştırma, tanıma uygulamaları, analiz ve seçim.

Gerekli Sistemin Tanımlanması

İhtiyaç duyulan ERP sisteminin boyut ve özelliklerinin tanımlanması aşamasıdır ve öncelikle firmanın süreçlerinin çok iyi tanımlanmasını gerektirir.

Tanımlanan Sistemin Araştırılması

Bu aşamada, belirlenen tanımlamaya uyan çözümler araştırılır. İnternet’in hacmi nedeniyle günümüzde bu işlem oldukça kolaylaşmıştır.

Sistem Tanıma Uygulamaları

Bu aşamada, araştırma sonucunda belirlenen aday çözümlerin demolarının alınması, referanslara müracaat edilmesi vb. uygulamalar yapılır. Her aday yazılımın incelenmesinden hemen sonra, diğerleri ile karşılaştırmada rol oynayacak kanaat değerinin belirlenebilmesi için, ERP kullanımı ile ilgili ve yazılımın süreçlerde hangi amaçlara ne kadar hizmet edebildiğini ortaya koyan bir anket uygulanır.

Analiz ve Seçim

Eğer analitik bir seçim yöntemi izlenmek istenirse, bu noktada belirli kriterler baz alınarak, mevcut adayların değerlendirilmesi gerekecektir. Böyle bir analitik yaklaşımın zorunluluğuna inanıyorum. Firmanın ciddi bir yatırım yapacağı, yoğun bir uygulama süresini feda edeceği böyle bir sistemin, kara düzen usulüyle seçilmesi kesinlikle yanlıştır.

Analiz ve seçim aşamasında önce seçim kriterleri belirlenir. Dünyada bu konuda en çok kullanılan 15 kadar kriter mevcuttur. Ancak firmaya göre değişiklikler de gösterebilecek bu kriterler, eleme ve birleştirme metoduyla beşe indirilebilir:

• Fonksiyonellik
• Teknoloji ve Uzmanlık (Know-How)
• Uygulanım ve Kullanım Kolaylığı
• Esneklik ve Ölçeklenirlik
• Maliyet

Analitik seçim yöntemi olarak, Analitik Hiyerarşi Süreci (Analytic Hierarchy Process, AHP) adı verilen yöntem tercih edilir. Birinci aşamada, bu seçim kriterleri birbirleri arasında; ikinci aşamada da aday yazılımlar bu kriterler baz alınarak birbirleri arasında ağırlıklandırılır. Oylamaya ERP Seçim Komisyonu veya konu ile ilgili personel katılır.

Genel Kriterler Tablosu

Genel Kriterler Tablosu

Kriterlere Göre Sınıflandırma

Kriterlere Göre Sınıflandırma

Aday Yazılımların Sıralanması

Aday Yazılımların Sıralanması

Yapılan bu çalışmalarla, aday yazılımların belirlenen kriterler ölçüsünde ağırlıklar kazanarak kendi aralarında sıralanması sağlanır. Sonuç, ERP konusunda karar vericilerin işini kolaylaştıracak, doğru bir kararın alınması için veriler sunacak ve dolayısıyla başarılı bir ERP uygulamasının ortaya çıkmasında temel teşkil edecektir.

Kurumsallaşma sürecini yönettiğim bir firmada, bu yöntemle ERP seçimi yaptık. Doğal olarak aday yazılımlardan bir tanesi birinci sıraya yerleşti ve bu yazılım üzerine odaklanıldı. Analiz sonuçlarını gören ve sıralamada ikinci ve üçüncü sıraya yerleşen yazılımların temsilcileri, kendilerinin bu sıralarda olmalarına rağmen analizin hassasiyetine ve çıkan karara güvendiklerini açıkladılar. Adaylardan biri, analizin detaylı sonuçlarına bakarak zayıf olduğu alanlarda kendisini yenileyici çalışmalar yaptı. Daha sonra sistemin bir modülünün tamamen değiştirilmesinde, bu çalışmanın verilerinin katkısı bulunmaktadır.