Kurumsallaşma en kısa anlatımıyla, bir işletmenin tüm faaliyetlerinin sistematik bir hale getirilmesi ve kişilere bağımlılıktan kurtarılmasıdır. Avrupa Birliği’ne girmeye çalışan Türkiye’de, sıkıntı çeken birçok firma için artık kaçınılmaz hale gelen bu kavramın, zihinlerde yer eden ulaşılamaz imajından kurtarılması gerekmektedir. Bu konuda firmalarda oluşan isteksizlik ve atalet, kurumsallaşmanın nasıl gerçekleşeceği konusundaki bilgi eksikliğinden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle bu yazıda, kurumsallaşmaya süreç yaklaşımı konusuna açıklık getirmeye çalışılmıştır.

Kurumsallaşma nedir?

Kurumsallaşma bir işletmenin, faaliyetlerini kişilerin varlığına bağımlı olmadan sürdürebilmesini ve geliştirebilmesini sağlayan bir yapı oluşturması olarak tanımlanabilir.

Farklı bir bakış açısıyla kurumsallaşma, işletmenin tüm stratejik kararlarına ve faaliyetlerine yön veren vizyon, ana amacı ve üstlendiği ana görevini tanımlayan misyon, faaliyetlerini yürütürken uyacağını beyan ettiği kavramları içeren ilke ve değerler, faaliyetini yürütürken izlediği yol ve yöntemleri yansıtan politikalar ve hedeflerine ulaşmak için sürdüreceği uygulamalar açısından belirli bir niteliğe, canlılığa ve sürekliliğe sahip olmasıdır.

Kurumsallaşmanın temel amacı, firmanın (patron, yönetici, kritik personel vb.) kişilerden ve onların kendi becerilerine bağlı icra yöntemlerinden bağımsız hale gelmesi ve sürekliliğinin sağlanmasıdır. Bu, işletmenin önemli noktalarında insanın olmayacağı değil, fakat onlar olmadığında aksama yaşanmadan her şeyin kaldığı yerden devam edebilmesi anlamına gelir.

Kurumsallaşma gerekli veya zorunlu mudur?

İş hayatında yer alan firmalar, her zaman başlangıçta iş planı ile belirlenen bir yapı ile yola çıkılarak kurulmazlar. Özellikle (dünyada da, Türkiye’de de) yirminci yüzyılda kurulan firmalar, çoğunlukla aile işletmeleridir. Cesur bir girişimcinin, kısıtlı bir sermaye ile kendi fiziksel gücünü de katarak kurduğu; tek kişi veya onun ortağı ile birlikte başlayan, daha sonra aile üyelerinin de katıldığı ve plansız olarak (şartlar gerektirdikçe) büyüme gerçekleştirmiş bir yapıdadır.

Belirli bir büyüklüğe kadar kurucu / kurucular ve çevresindeki kısıtlı sayıda çalışanı ile hızlı ilerleyen işletmeler, büyüme arttıkça sorunlar yaşamaya başlarlar. Başlangıçta, büyümenin ne zaman gerçekleşeceği ve bu durumda neler yapılacağı hakkında planları bulunmadığından, sorun ortaya çıktıkça tek tek çözülür, işletme yoluna devam eder. Ancak bütüncül bir yaklaşım olmadığından, işletme zamanla şişmanlar, hatta obez halini alır ve kontrolü zorlaşır. Bunun yanında, kurucuya / kuruculara bağlı olarak hayatını sürdüren işletme, ondan uzaklaştığında veya onu kaybettiğinde krize girer. Bir kısmı da krizden çıkamaz ve hayatı sona erer.

Aile İşletmelerinin Ölüm Nedenleri

Aile İşletmelerinin Ölüm Nedenleri

Özellikle aile işletmelerinin yaşam sürelerinin kısa olması, günümüz iş dünyasında şöyle bir değerlendirmenin yapılmasına neden olmuştur: “Aile işletmelerini birinci nesil kurar, ikinci nesil miras alır ve durumu idare eder, üçüncü nesil ise bitirir, yani satarak kalanıyla yaşamına devam etmeye çalışır.”

Kurumsallaşma, işletmenin büyümeye başladığı noktada oluşmaya başlaması gereken bir olgudur. Bu noktaya gelmemiş işletmelerin kurumsallaşma çabası göstermesi gerekmeyebilir. Çünkü kurumsallaşma, belirli bir bürokrasi ve iş yükünü, kendi yapısını sürdürmek için zorunlu kılar. Büyük işletmelerde bu kendi başına küçük bir alan kaplayacağından rahatsızlık oluşturmaz, aksine büyüklüğü korumak için gereklidir. Ancak çok küçük işletmeleri bu bürokrasi ve iş yükü, işin esası olan işlemlerden daha fazla meşgul ederse işletmenin pratikliği azalır, hantallaşır. O halde kurumsallaşmanın gerekliliği, bizzat işletmenin kendi durumuna bağlıdır.

Kurumsallaşmalıyız, ama …

Büyüyen birçok işletme, içinde bulunduğu sıkıntılı durumun farkında ve yaşadığı sorunların nasıl çözümleneceği konusunda da fikir sahibidir. Özellikle son yıllarda kurumsallaşma kavramı, işletmenin kurucusundan organizasyonun en alt seviyesindeki çalışanına kadar dillendirilmektedir.

Patron, işlerin başlangıçta firmayı kurarken olduğu gibi iyi gitmediğinden; firmasının sorunlar nedeniyle itibar kaybettiğinden, çalışanların ise yeterince gayret sarf etmediğinden; çocuğu gibi büyüttüğü firmasının son zamanlarda hastalandığından şikâyet etmekte, kendi hayatı sona erince firmanın da kapanmamasını istemektedir. Bunun yanında, çocuklarının firmayı sahiplenmek istemediğinden hayıflananlar da mevcuttur.

Çalışanlar ise, patronun kendilerinden istediği işleri zamanında yetiştiremediklerinden; mevcut iş yükünün altında ezildikleri halde patronun ek personel istihdam etmediğinden; izin kullanamadıklarından, tatil yapamadıklarından; hak ettikleri ücreti alamadıklarından dem vurmaktadırlar.

Tüm bu sıkıntılara çözüm olarak firmanın kurumsallaşması gerektiği; patron olsun, çalışan olsun, herkes tarafından söylenmektedir. Mesele, bunun nasıl gerçekleşeceği konusundaki bilgi yetersizliğidir. Kanımca birçok işletme, bu konudaki metot bilgisi eksikliğinden veya bu işin ne kadar zor olacağının başlangıçta verdiği çekince nedeniyle, kurumsallaşma konusunda bir türlü adım atmamaktadır.

O halde nasıl kurumsallaşılır?

Bu çalışmanın amacı olan ve vurgulanmak istenen temel nokta şudur: Kurumsallaşma nasıl gerçekleşir? Nasıl bir yol takip edilmelidir? Bu sorulara cevap vermeden önce, kurumsallaşması söz konusu olan işletmenin temel yapısına bir açıklık getirmek gerekir.

İşletmelerde yapılan işler iki ana kategoriye ayrılır: Üst yapıyı oluşturan karar vericilerin çeşitli ihtiyaç ve sorunlara karşılık olarak aldıkları kararları; alt yapıyı oluşturan uygulayıcılar yerine getirerek bir dizi operasyon gerçekleştirirler.

İşletme bir bütün olduğuna göre, ona uygulanacak bir yapı değişikliğinin de tamamını kapsaması gerekecektir. Aksi takdirde gerçek bir değişim sağlanamaz. Kurumsallaşma da bir yapısal değişim olduğundan, bunun yukarıda bahsedilen her iki yapı öğesine de uygulanması gerekir. Tabiatıyla yapının farklı katmanları için düşünülen yapı değişiklikleri de, farklı metotlar ile yapılmak zorundadır.

Kurumsallaşmada yaklaşım ne olmalıdır?

Bir değişimin gerçekleşebilmesi için ona olan bakış açısı ve yaklaşım çok önemlidir. Bu yaklaşımın gerçekçiliği ve uygunluğu, sonucu doğrudan etkiler.

Bugüne kadar maalesef, birçok işletmenin kurumsallaşmaya bakış açısı doğru olmamıştır. Kurumsallaşma kavramına sürekli bir yan gelişim olarak bakılmış ve süregelen operasyonlardan kalan bir zaman diliminde ilgilenilecek bir ek görev olarak değerlendirilmiştir. Birçok işletme kurumsallaşması gerektiğini idrak ettikten sonra, mevcut personelinden birini veya birkaçını kurumsallaşma amaçlı işlerle görevlendirmiş ve esas işinden kalan zamanı kullanarak bu konuda çalışmalar yapmasını beklemiştir.

Oysa kurumsallaşma bir değişim sürecidir.

Süreç nedir?

Süreç, process kelimesinin karşılığı olarak dilimize girmiştir. Türk Dil Kurumu süreç kelimesini, “aralarında birlik olan veya belli bir düzen veya zaman içinde tekrarlanan, ilerleyen, gelişen olay ve hareketler dizisi” olarak tanımlamaktadır.

Süreç İşleyişi

Süreç İşleyişi

İş dünyasında yaygın olarak kullanılan tanım ise: “Bir girdiyle başlayan, iç ve dış kaynakların kullanıldığı, müşteriden gelen talep ile bu girdiye bilgi, hammadde, finans gibi katma değer ekleyerek belirli bir çıktı üreten, birbiriyle bağlantılı adımlar dizisidir” şeklindedir.

Bu yazıda kurumsallaşmanın bir süreç olarak nitelendirilmesinin nedeni, bu tanımlamadaki unsurları barındırıyor olmasıdır. Girdi, işletmenin ilk halidir. Müşteri işletmenin kurucusu (veya aile), çalışanları ve diğer paydaşlarıdır. Kaynaklar, insan gücü ve finanstır. Çıktı, işletmenin kurumsallaşmış halidir.

Metot ne olmalıdır?

Kurumsallaşma çalışmalarında, bu kavramın bir süreç olduğu ve süreç yönetimi prensiplerine göre yürütülmesi gerektiği kabul edildikten sonra, doğal olarak bu sürecin adımlarının planlanması ve uygulamaya geçilmesi gerekecektir. Kurumsallaşmayı bir süreç olarak planlayıp yola koyulurken, muhakkak ayağı yere basan bir Yol Haritası belirlenmelidir. Ayağın yere basmasından kasıt, haritanın SMART prensibine uygun olarak tasarlanmasıdır.

SMART;

• S - (Specific) hedefi ve metotları net bir şekilde belirlenmiş,
• M - (Measurable) çıktıları nitelik ya da nicelik açısından ölçülebilir,
• A - (Achievable) insan yeteneğiyle ulaşılabilir ve gerekli tüm kaynakları temin edilebilecek,
• R - (Relevant) varılmak istenen hedefle ilgili olması ve
• T - (Time Limited) zaman ile sınırlı demektir.

İşletmede bulunan diğer süreçler gibi, bu sürecin de bir sahibi ve sorumlusu olmalıdır. Yukarıda da bahsedildiği gibi, bu süreç başlı başına bir iş kümesidir ve diğer bir işin yanı sıra ve ek faaliyet olarak yürütülemez. Süreç devam ederken, sorumlusunun tüm dikkatinin üzerinde olmasını gerektirir. Ayrıca sahiplenme olmadan da sürecin beklenen çıktıyı vermesi mümkün değildir. Süreç sorumlusuna patronun veya üst yönetimin vereceği destek çok önemlidir. Çünkü yapısal değişimler sıkıntılı olur. Bu sıkıntıları, süreç sorumlusunun tek başına aşması mümkün değildir.

Kurumsallaşma süreci, işletmenin yapısal ve işlevsel özellikleri açısından, faaliyet gösterdiği çevresiyle uyum göstermesini; değişen ve gelişen çevresel faktörlere bağlı olarak örgüt yapısında ve sistemlerinde çevreye uygun düzenlemeler yapmalarını, dinamik ve esnek bir yapıya kavuşmalarını zorunlu kılar. Bunu sağlamada da en büyük sorumluluk yönetim kademesine düşer.

Kurumsallaşma süreci boyunca işletme içi uyumun sağlanması, amaçların saptanması ve çalışanlarca anlaşılması, verimin ve bağlılığın arttırılması, katılımcılığın teşvik edilmesi; organizasyon şeması, iş tanımları, ödüllendirme, raporlama sistemleri, yetki ve sorumluluklar, iş ve performans değerlendirme, bilgi akışı, iç eğitim, bilinçlendirme gibi çalışmalar; kurumsal kimliği oluşturur, ortak inanç ve değerlerin oluşturulmasını sağlar.

Kurumsallaşma süreci sona erer mi?

SMART prensibinin T harfinin işaret ettiği şartın gereği olarak, kurumsallaşma sürecinin de başının ve sonunun zamanlanmış olması gerekir. Ama acaba gerçekte bu süreç sona erer mi?

Bu soruya şu şekilde cevap verilebilir: “Evet, süreç sona erer ancak işletmenin hayatında başka bir safha başlar”. Sürecin bir defa çalıştırılıp sona erdirilmesinden sonra, Kurumsallaşma aşaması biter ve Sürekli Gelişme safhası başlar. İşte bu safha işletme ayakta durdukça devam eden bir akış hadisesidir. İşletme her seferinde, geldiği yere bağlı olarak yeni bir hedef belirler ve ona koşar. Bu yeni hedefler işletmeye her seferinde yeni değerler katacağı için, kurumsallaşma da pekişir ve sağlamlaşır.

Sonuç

İşletmelerin gelişmesi, sürekliliğinin ve nesillere devrinin sağlanabilmesi için, kurumsallaşması zorunludur. Kurumsallaşma ise, işletmenin tüm süreç ve işlevlerini tanımlayan ve disipline ederek sistem haline getiren bir anlayıştır. Bu anlayışın, işletmenin cari operasyonlarından ayrılarak başlı başına bir süreç haline getirilmesi, süreç yönetiminin yöntem ve sistematiği ile uygulanması gerekmektedir. Halen yaşayan birçok örnek göstermektedir ki, kurumsallaşma amacına böyle bir strateji ile ulaşılabilir.