İş hayatının bir gereği olarak çokça bilgi iletimi yapıyoruz. Bunun yolu yazı olunca, iş belge iletimine dönüşüyor. Belge iletimi çok önceden beri yapılagelen bir iş. Eskiden daktilo ile yazılan belgeler posta ile gönderilirken, şimdi teknolojinin sunduğu imkânlarla elektronik belge iletimi ağırlık kazandı.
Pekiyi, elektronik belge iletiminin esasları nelerdir? Nelere dikkat edilmesi gerekir?
Çok ayrıntılı ve uzun şeyler yazılabilir ama ben bu yazının kapsamına odaklanarak (bilişim diliyle) “format” yani biçim konusuna değinmek istiyorum.
Belge Biçimi
Elektronik belgeler, artık yazılımlar aracılığı ile bilgisayarlarda oluşturuluyor.
Bu yazılımların en yaygın kullanılan ve metin oluşturan cinslerine “kelime işlemci” denilirdi. Daha sonra bunlar, geliştirilen ofis yazılımlarının bir parçası oldu. Bu vesileyle, ilk bilgisayarlara dokunan ve kelime işlemcilerin atası PW (Personal Writer) kullanan benim kuşağın fosilleşmiş temsilcilerine selâm olsun. 
Metin dışındaki belgeleri oluşturan yazılımlar da var. Tasarım çizimleri, haritalar, grafikler ve resimler de birer elektronik belge halini alabiliyor.
Yazılımların, yapılan çalışmaları diske kaydederken kullandığı ve çıktı ismine uzantı olarak eklediği birkaç harfle tanınan içerik dizilimine “format”, “dosya tipi” veya “belge tipi” gibi isimler veriliyor.
Belge İletimi
Elektronik belge iletiminin temelde iki biçimi var: Yazılımın kendi doğal çıktısı ve onun ortak bir biçime dönüştürülmüş hali. Bu “ortak” kelimesi üzerinde biraz duracağım ama önce doğal çıktıya değineyim.
Her özgün yazılımın, özgün bir çıktı biçimi var. İletimden sonra bu biçimin açılıp görüntülenebilmesi için de kaçınılmaz olarak aynı yazılıma ihtiyaç duyulur. (Şunu not edelim: Bazı yazılımlar, başka yazılımların belge biçimini de okuyabilme özelliğine sahiptir.)
Bilişimciler, bu aynı yazılımı bulundurma zorunluluğundan doğan sıkıntının önüne geçmek için, “Öyle bir biçim olsun ki, üretildiği yazılımı gerektirmeksizin her bilgisayarda açılıp görüntülenebilsin” demişler. “PDF” böyle doğmuş işte.
PDF nedir?
PDF (Portable Document Format) yani “taşınabilir belge biçimi”, platformlar arası taşınabilir ve yazdırılabilir belgeler oluşturmak amacıyla 1993 yılında üretilmiş sayısal bir dosya biçimidir. Birçok platform için bedava görüntüleyicinin olması dolayısıyla PDF yazdırılabilir ve düzenlenmesi beklenmeyen belgelerin dağıtımı için tercih edilir. Dosya biçimi açıktır ve ISO standardı olma aşamasındadır.1 Uluslararası bir STK, PDF biçiminin gelişimi ve bu standardın oluşumu üzerinde çalışmalar yapmaktadır.2
PDF Kullanımının Yeri
Yukarıdaki tanımdan anlaşıldığı üzere, iletilen belgenin düzenlenmesi gerekmiyorsa PDF biçimi tercih edilmelidir. Böylece alan kişi, belgenin üretildiği yazılımı kullanmak zorunda bırakılmamış olur. Çünkü günümüzdeki tüm işletim sistemlerinde PDF okuyucu bedava olarak bulunmaktadır.
Eğer düzenleme ve geri iletim gerekecekse, PDF dönüşümü belgeyi alana eziyet olacaktır.
PDF Kullanmanın Avantajları
- Alıcıyı, belgeyi üreten yazılımı yüklemekten kurtarır.
- PDF biçimi görüntüleme ve okuma odaklı olduğundan, PDF okuyucular görüntüyü büyütme, satırları boyama gibi okumayı kolaylaştıran özellikler barındırır.
- Bazı belge biçimleri, kullanıcıya ait kişisel bilgileri de saklar. PDF gönderimi ile bu verilerin gönderimi de engellenmiş olur.
- PDF gönderiminde orijinal belge sahibinin elinde kalacağından, alıcının veya dağıtımı yapılan üçüncü kişilerin olası suiistimali de engellenmiş olur.
- Yoğun fotoğraf içeren belgeler hariç, PDF biçiminde belge boyutu orijinaline göre daha küçük olur ve iletim hızlanır.
PDF biçimli belge nasıl üretilir?
Tüm ofis yazılımları, ürettiği belgeyi PDF olarak kaydedebilme özelliğine sahiptir. Bu özelliği barındırmayan yazılımlar için, PDF dönüşümü yapan (bir kısmı ücretsiz) yazılımlar mevcuttur. İnternet üzerinde çevrimiçi çalışan ve yüklediğiniz belgeyi, size PDF biçimiyle geri veren uygulamalar da mevcuttur. Ancak bu durumda kişisel mahremiyet konusunu aklınızdan çıkarmamanız gerekir.
Lütfen dikkat!
Yalın bir bilgisayar kullanmayı tercih ettiğimden, bir belgeyi görüntülemek için, başka işime yaramayacak bir yazılımı yüklemek istemiyorum. Bununla zaman kaybetmek yerine, belgeyi PDF olarak tekrar istiyorum. Bu durumda da göndericinin zamanı boşa gidiyor.
Lütfen yazışmalarımızdaki belge iletiminde, (düzenleme gerekmiyorsa) doğru biçim olan PDF’i kullanmaya özen gösterelim. Çağımızın kaçınılmazı olan bilişim okuryazarlığının gereklerini yerine getirelim.
- Vikipedi. “PDF” tr.wikipedia.org/wiki/PDF
- PDF Association. pdfa.org
Yorumunuzla katkıda bulunun