Sizlere yumurta–tavuk döngüsünü akla getiren bir soru sormak istiyorum: Sizce hangisi önce gelir? Süreçler mi, organizasyon mu? Soru kapalı oldu derseniz, şöyle biraz açalım: Organizasyonlar, iş süreçlerine göre mi şekillendirilmelidir? Yoksa iş süreçleri, organizasyona uyacak şekilde mi oluşturulmalıdır?

Kervan Organizasyonu

Bilirsiniz içinde yaşadığımız toplumun çok sevdiği, fırsat buldukça tekrarladığı ve görüşlerine mesnet olarak gösterdiği bir atasözü vardır: “Kervan yolda düzülür!” Bunun anlamı şudur: “Sen hele işe bir başla! Elbette zaman içinde bir şeyler şekillenir. Karşına çıkan sorunlara gerektikçe çözümler bulursun, sıkıntıları aşar ve büyürsün.” Bu usul, batı kültüründeki “iş planı” yaparak o plana göre iş kurmanın tam tersidir.

Bu tarzda başlayan bir işe koyulanlar eğer bir kişiden fazla iseler (yani bir “iş ortaklığı” söz konusu ise), ilk aşamada birbirleri arasındaki ilişkiyi şekillendirmek isterler ki kargaşa ortaya çıkmasın. Kimin söz sahibi yani “patron” olacağı kararlaştırılır. İşte hiyerarşik bir “organizasyon” belirmiştir ve çalışmaya başlanır. Bu aşamadan sonra yapılacak işlerin akışı artık o organizasyona göre detaylandırılır. Hangi işe, organizasyonel (yani işlevsel veya yetkisel) olarak kim müsaitse o bakacaktır. Yani iş süreçleri organizasyona göre şekillenir.

Kamu Sektörü

Resim: portalroman.com

Resim: portalroman.com

Kamu sektöründe de konu benzer şekilde gelişmiştir. Temel bir fark olarak kamu kurumları, gereklilik felsefesine göre ve hiyerarşik organizasyon şemaları ile birlikte kurulur. Daha sonra “gerekli personel” alınır. Sonra o personele “iş” bulunur.

Çok değil beş yıl kadar önce bir arkadaşıma, bir kamu kurumundaki işinin takibi sırasında refakat etmiştim. Elinde kâğıtlarla o masadan öbür masaya koşuyordu. İki masada sadece birer kaşe basıldığını gördüm. Aslında her iki kaşe de bir yerde basılabilirdi. O an şunu düşündüm: “Bu işlemler, bir şekilde o kuruma alınmış kişilere iş üretmek için oluşturulmuş.” Biliyorsunuz buna “bürokrasi” deniliyor.

Süreçlerle Yönetim

Organizasyonun öncelenmesiyle gerçekleştirilen yönetime, genellikle hiyerarşi damgasını vurur. Çalışanlar arasındaki dengeler ve emir–komuta zinciri, en önemli hassasiyet haline gelir. Tahmin edeceğiniz gibi böyle bir yerde süreç yönetimi ve süreç verimliliğinden bahsetmek mümkün olmayacaktır.

Yukarıda kervan örneğini vererek, Türk usulü yönetimden bahsetmiştim. Bir ironi sayılabilir ama geçmiş yüzyılda bu prensibe göre yola çıkmış ve çok da başarılı olmuş girişimciler vardır. Ancak şartlar, artık onların yola çıktığı zamanki şartlar ile aynı değildir. Hızla gelişen teknolojiler, bilginin paylaşım hızı ve gittikçe artan rekabet ortamı şirketleri organizasyon merkezli değil, süreç merkezli olmaya zorlamaktadır. Böylelikle şirketler verimliliği ve kârlılığı arttırabilir ve çevik şirket haline gelebilir.

Son yıllarda kamu sektörü de bu açıdan bir değişim içerisinde bulunuyor. Ancak temel uzmanlığı süreç yönetimi olan ve e–devlet projelerinde görev alan bir proje yöneticisinden, yerleşmiş tarzları değiştirmekte çok zorlandıklarını duymuştum.

Ne yapmalı?

Kurumsal gelişimleri konusunda danışmanlık hizmeti verdiğim şirketlerde, iş süreçlerinin belirlenerek süreç bazlı (ağdüzen) organizasyon yapısına ulaşılmasına ve daha sonra da firmanın süreçlerle yönetilmesi alışkanlığının kazanılmasına son derece önem veriyoruz. Şirketlerde süreçlerle yönetimin benimsenmesi, kurumsallaşarak çevik şirket olmanın önemli bir ayağını oluşturmaktadır. Ancak böylelikle sürekli gelişmenin yolu açılmış ve rekabette avantaj kazanılmış olacaktır.

Firmanızın süreçlerle yönetime ve süreç bazlı organizasyona kavuşması konusundaki sorularınızı cevaplamaktan memnuniyet duyarım. Bu amaçla iletişim sayfamı ziyaret edebilirsiniz.